Пакет документов

В виду того, что Налоговый кодекс РФ, а также чиновники не устанавливают конкретный перечень необходимых документов, а ограничиваются лишь общими требованиями, в ходе проведения налоговых проверок возможен субъективный подход инспекторов. Поэтому во избежание споров с проверяющими рекомендуем сформировать полный пакет документов, подтверждающих представительские расходы.

Пакет должен состоять из документов, которые условно можно разделить на два вида:

  • предварительные документы;
  • итоговые документы.

Предварительные документы

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. Такими документами являются организационно-распорядительные документы, утвержденные первым руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. К ним относятся приказы и распоряжения о проведении каждого конкретного представительского мероприятия, содержащие:

  • цель проведения мероприятия;
  • план мероприятия с указанием места и сроков его проведения;
  • бюджет мероприятия;
  • детализированную смета расходов;
  • список официальных лиц организации, принимающих участи в представительском мероприятии;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств на представительские расходы под отчет;
  • перечень и сроки представления в бухгалтерию подтверждающих документов;
  • должностных лиц, ответственных за проведение мероприятия, сбор и предоставление документов.

Итоговые документы

Итоговые документы подтверждают  факт проведения представительского мероприятия. Такими документами могут служить:

  • протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей;
  • отчет о проведении мероприятия с указанием даты и места его проведения, программе мероприятий, составе участников приглашенной и принимающей стороны.
  • акт об осуществлении представительских расходов с указанием как общей суммы, так и более конкретной информации об израсходованных денежных средствах, с приложением документов, подтверждающих факт расхода;

Акт об осуществлении представительских расходов должен быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

Документы, подтверждающие фактические расходы

Собственно представительские расходы могут быть подтверждены авансовым отчетом с приложением следующих документов:

  • счетами организаций общественного питания;
  • чеками ККМ;
  • договорами на оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
  • товарными чеками, накладными;
  • другими документами.
Предлагаем ознакомиться  Переходят ли долги по наследству? Что делать если после смерти человека остаются не только имущество, но и долги?

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

Требования к оформлению первичных учетных документов

С целью исключения возможных споров с налоговой инспекцией на предмет обоснованности представительских расходов налогоплательщику нужно иметь как предварительные, так и итоговые документы. При этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных учетных документов.

Следует не забывать, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Разрешение споров в суде

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

При рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой. Если первичные документы неверно оформлены, не соответствуют друг другу или отсутствуют, то суды принимают сторону налоговых органов (Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

Но если первичные документы оформлены надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщика.

Так, например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 — 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 решил, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылался налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат.

Имеются случаи, когда налоговые органы считают представительские расходы необоснованными, если переговоры не дали зафиксированного положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров). Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.

Предлагаем ознакомиться  Приметы и психология: на каком пальце носят кольцо после развода и стоит ли это вообще делать?

Пример

ООО «Сириус», расположенное в г. Екатеринбурге, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером — чешской компанией INKOM. Цель официальной встречи и переговоров — заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту.

Приказом ООО «Сириус» от 12.01.2015 N 3 установлены виды и нормы представительских расходов на одного человека в день:

  • на транспортное обслуживание участников переговоров – 3000 руб.;
  • на деловые завтраки, обеды, ужины для участников переговоров – 5500 руб.;
  • на услуги переводчиков, не состоящих в штате организации – 3000 руб., в том числе: 1 переводчик для руководителя , — 1 500 руб., и 1 переводчик для других участников – 1500 руб.

Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры кроме документов первичного учета.

1. Издается приказ о проведении официальной встречи и переговоров, с указанием:

  • цели, программы проведения переговоров, количества приглашенных лиц, даты, места и сроков проведения мероприятия;
  • списка участников со стороны организации;
  • лица, ответственного за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, представление отчетности по итогам мероприятия;
  • иной информации.

Приказ подписывается руководителем организации. При этом программа официального приема и переговоров может быть подготовлена  отдельным документом и не отражаться в приказе, но должна быть утверждена генеральным директором ООО «Сириус».

2. Составляется смета представительских расходов.

Смету составляет сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В ней указываются планируемые представительские мероприятия и размер расходов, необходимых для их обеспечения. Смета визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные под отчет.

3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет.

Предлагаем ознакомиться  Сколько могут снимать приставы с зарплатной карты

Сотрудник, ответственный за его подготовку, отражает в отчете следующую информацию о проведенном мероприятии:

  • дату, время и место его проведения;
  • проведенные мероприятия;
  • состав участников, как сотрудников организации, так и приглашенных лиц;
  • результаты переговоров;
  • величину произведенных  расходов;

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.