Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

  • Расходы по проезду;
  • Расходы по найму жилья;
  • Суточные расходы;
  • Иные расходы с разрешения работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

  • В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
  • При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

К представительским расходам относят:

  • Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
  • Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
  • Буфетное обслуживание во время переговоров;
  • Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

  • Развлечений;
  • Отдыха;
  • Профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Дт Кт Описание проводки
26 71 Оплата представительских расходов подотчётным лицом
26 60 (76) Услуги сторонних организаций отнесены на представительские расходы
90.08 (20 и т.д) 26 Списание представительных расходов
  • на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
  • на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
  • на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
  • на экскурсию – 5 000,00 руб.;
  • на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
  • на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.

Расчет представительских расходов согласно примеру:

  • Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 15 000,00 10 000,00 = 95 000,00 руб.
  • Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
  • Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 5 000,00 20 000,00 20 000,00 = 59 000,00 руб.
  • В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.
Дата Счет Дт Счет Кт Сумма, руб. Описание проводки
10.12.2016 26 60 154 000,00 Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах
Закрытие месяца
31.12.2016 90.08 26 154 000,00 БУ
31.12.2016 90.08 26 60 000,00 НУ
31.12.2016 90.08 26 94 000,00 ПР

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

На какие счета относить суточные

Трудовые отношения

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных) (ст. ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Предлагаем ознакомиться  Платежные реквизиты счета

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов, в том числе суточных (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Бухгалтерский учет

Командировочные расходы (в том числе суточные) относятся к расходам по обычным видам деятельности (в данном случае учитываются в качестве управленческих расходов) (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, т.е. на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации. До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату командировочных расходов, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных (о чем сказано в разделе «Страховые взносы»), признаются расходами по обычным видам деятельности на дату начисления (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99).

На какие счета относить суточные

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 1200 руб. (4000 руб. — 2800 руб.) признается доходом работника, подлежащим налогообложению НДФЛ и включению в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

В отношении указанного дохода применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, в размере 13%. Организация в качестве налогового агента обязана исчислить НДФЛ, удержать его и уплатить удержанный НДФЛ в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, представленный после возвращения работника из командировки (что следует из пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ).

Исчисленная сумма НДФЛ удерживается непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержать сумму исчисленного НДФЛ организация может, например, из суммы выплачиваемой работнику заработной платы. Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Предлагаем ознакомиться  В какой отдел фссп подавать исполнительный лист

Страховые взносы

Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование

При оплате расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, т.е. суточные, не превышающие 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый страховыми взносами. Таким образом, не облагаемая страховыми взносами сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.). Сумма в размере 1200 руб. (4000 руб. — 2800 руб.) является объектом обложения страховыми взносами и включается в базу для исчисления страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).

В общем случае начисление страховых взносов в 2017 г. производится по тарифам, установленным ст. 426 НК РФ {amp}lt;*{amp}gt;.

Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

На какие счета относить суточные

Страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

При этом, как следует из приведенной нормы, размер суточных не имеет значения.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом ограничений по размеру суточных для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль не установлено. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в данном случае определен в коллективном договоре организации.

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных (являющихся таковыми для целей уплаты страховых взносов), включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обозначения аналитических счетов и субсчетов, используемые в таблице проводок

69-1-1 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;

69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

Содержание операций

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Первичный документ

Выданы под отчет работнику денежные средства в части суточных

71

50

4000

Расходный кассовый ордер

Сумма суточных включена в состав расходов по обычным видам деятельности

26

(44)

71

4000

Авансовый отчет

Удержан НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных

(1200 x 13%) {amp}lt;**{amp}gt;, {amp}lt;***{amp}gt;

70

68

156

Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

Исчислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование с суммы сверхнормативных суточных

(1200 x (22% 2,9% 5,1%)) {amp}lt;*{amp}gt;, {amp}lt;***{amp}gt;

26

(44)

69-1-1,

69-2,

69-3

360

Бухгалтерская справка-расчет

———————————

— на обязательное пенсионное страхование — 22% (п. 1 ст. 426 НК РФ);

— на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — 2,9% (п. 2 ст. 426 НК РФ);

Предлагаем ознакомиться  Поистечении какого срока может быть расторгнут договор дарения

— на обязательное медицинское страхование — 5,1% (п. 3 ст. 426 НК РФ).

Т.Е.Меликовская

Консультационно-аналитический

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

центр по бухгалтерскому учету

Проводки по командировке

и налогообложению

18.11.2016

Другие схемы корреспонденций счетов

Выпуски за другие дни

Подписаться на данный обзор

Как отразить в учете выплату суточных (в том числе сверхнормативных) в 2017 г., если работник направлен в командировку на территории РФ?

Командировка связана с управлением организацией. Согласно коллективному договору суточные, выплачиваемые в связи с командировкой по территории РФ, составляют 1000 руб. в день. Работнику выдан денежный аванс из кассы организации, который в части суточных составил 4000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет (сумма суточных за четыре дня командировки соответствует выданному авансу), который утвержден руководителем. Иные командировочные расходы в консультации не рассматриваются. В налоговом учете применяется метод начисления.

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

  • Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
  • Для заграничных командировок – 2 500 руб.
Дт Кт Описание проводки
71 50 (51) Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы
20 (26, 44 и т.д.) 71 Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу
71 50 (51) Возмещение сотруднику перерасхода  на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета)
50 71 Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы

Пример

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

Следующие командировочные расходы были документально подтверждены:

  • Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
  • Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
  • За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
  • Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Облагаемые расходы НДФЛ:

  • Суточные – 2*300,00 руб.;
  • Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
  • Итого НДФЛ – 2119,00 руб.
Дата Счёт Дт Счёт Кт Сумма, руб. Описание проводки Документ-основание
09.12.2016 71 50 60 000,00 Выдача аванса на командировочные расходы КО-2
20.12.2016 26 71 15 000,00 Дорога Москва- Сухум Авансовый отчет
20.12.2016 26 71 6 000,00 Жилье
20.12.2016 26 71 14 600,00 Суточные
20.12.2016 26 71 10 000,00 Прочие расходы
20.12.2016 26 71 14 000,00 Дорога Сухум — Москва
20.12.2016 50 71 400,00 Возврат неизрасходованных денежных средств КО-1
31.12.2016 70 68 2 119,00 Удержан НДФЛ с командировочных расходов