Оформление книги

Более подробно о том, как оформлять книгу учета движения трудовых книжек, должен знать ответственный за ее ведение. Форма нынешней книги появилась около 10 лет назад. Заполнение отличается от других книг регистрации тем, что в ней записи регистрируются не до окончания календарного года, а до последней ее страницы.

В книге учета трудовых книжек регистрируются:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу}
  • все книжки, которые были оформлены впервые сотрудникам данного предприятия}
  • вкладыши в трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам за весь период работы на данном предприятии.

Если сотрудник предоставил трудовую книжку с вкладышем, то он в книгу учета не вписывается (то есть оформляется только трудовая книжка).

Заполнение граф

  1. В первой графе записывают регистрационный номер трудовой книжки (вкладыша).
  2. В следующих трех графах нужно проставить дату приема на работу и заполнения трудовой книжки (вкладыша). Следует обратить внимание на то, что эти даты могут не совпадать. Целесообразнее вписывать дату приема на работу. Дата записывается полностью арабскими цифрами.
  3. В пятой графе нужно указать полные фамилию, имя, отчество сотрудника. Сокращение имени и отчества (инициалы) не допускается.
  4. В шестой графе делается запись о серии и номере трудовой книжки (вкладыша). На этом этапе следует обратить внимание на образец трудовой книжки. Если она выпущена с 1974 года, то серия и номер будут выглядеть так: АТ-VI 3657098. Если книжка (вкладыш) выпущены в 2003 году и позднее, то серия и номер будут выглядеть следующим образом: ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) 8695012.
  5. В седьмую графу нужно вписать должность (профессию, специальность, трудовую функцию) сотрудника, которая указана в штатном расписании предприятия.
  6. Восьмая графа предназначена для написания наименования структурного подразделения предприятия, в котором работает сотрудник.
  7. В девятой графе необходимо записать дату и номер документа, который послужил основанием для принятия сотрудника на работу (приказ, распоряжение, протокол собрания и т.п.). Если нужно зарегистрировать вкладыш, то в этой графе ставится прочерк.
  8. Десятая графа отведена для личной подписи работника отдела кадров, который принял у сотрудника трудовую книжку или оформил ее впервые.
  9. В одиннадцатой графе ставится сумма, внесенная сотрудником за трудовую книжку или вкладыш. Эта графа заполняется в том случае, когда трудовая книжка выдана впервые или произведена подшивка вкладыша. При регистрации предоставленных сотрудниками трудовых книжек в этой графе ставится прочерк. Однако эта графа может быть не заполнена и в том случае, если трудовые книжки и вкладыши на предприятии выдаются безвозмездно.
  10. В двенадцатой и тринадцатой графах записываются данные при увольнении сотрудника. В двенадцатой графе ставится дата увольнения сотрудника, а в тринадцатой – его личная подпись после получения трудовой книжки.

Если по каким-либо причинам трудовая книжка не была выдана уволенному сотруднику на руки, то ему необходимо отправить уведомление о том, что он должен лично забрать книжку или дать согласие на ее пересылку почтой.

В этих случаях в 12 и 13 графах делаются отметки о:

  • дате и номере уведомления, которое направлено сотруднику}
  • дате отправки книжки почтой.
Предлагаем ознакомиться  Как поехать в чехию на работу

Также здесь можно написать номер почтовой квитанции, которая будет подшита к личному делу сотрудника в отделе кадров вместе с уведомлением и согласием сотрудника на пересылку.

Помимо подписи за трудовую книжку, сотрудник должен расписаться и за полученные на руки вкладыши (если таковые имеются), т.к. они были зарегистрированы отдельно от трудовой книжки.

Основные требования

Рассмотрим два возможных способа заполнения новой книги.

  1. Согласно первому варианту, новую книгу нужно нумеровать заново, то есть первая по счету запись будет носить порядковый номер 1.
  2. Второй вариант предполагает сквозную нумерацию. То есть в новой книге первая запись должна носить тот порядковый номер, под которым эта запись делалась бы в старой книге.

Можно обосновать каждый вариант. Так как требования к ведению книг по учету движения трудовых книжек гласят: «Книга должна нумероваться, шнуроваться и заверяться подписью руководителя предприятия, а также скрепляться сургучной печатью или пломбой», а результат нумерации отражает количество страниц в книге, то вновь заведенная книга должна нумероваться с первой страницы заново.

Однако второй вариант не следует считать ошибочным, так как он аналогичен нумерации страниц трудовой книжки. Так, например, если в трудовой книжке закончились страницы какого-либо раздела, то во вшитом вкладыше нумерация записей продолжается, а не начинается заново.

Следовательно, как заполнять новую книгу, решать вам.

Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.

Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.

Предлагаем ознакомиться  Комбинированные документы бухгалтерского учета

Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.

Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек — Оперсонале

Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:

  1. приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей;
  2. книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.

Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Она обязательно должна быть:

  • пронумерована;
  • прошита или прошнурована;
  • заверена подписью начальника данной организации;
  • скреплена печатью или опломбирована.

Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.

Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения.

Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.

Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.

Как заменить книгу учета движения трудовых книжек

Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.

Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице. Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.

Предлагаем ознакомиться  Полис ОМС: что входит в бесплатное обслуживание, перечень оказываемых медицинских услуг

Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.

Требования, предъявляемые к журналу

К книге учета предъявляются следующие нормы:

  1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
  2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
  3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
  4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
  5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
  6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.

Перед тем, как начать использовать данную книгу, необходимо заполнить титульный лист и сделать заверительную надпись. Также необходимо записать номер пломбы. Без этих данных книга не является опломбированной.

Как заполняется книга?

Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.

Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.

В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.

Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.