Что принимаем во внимание

Обязательно следует учитывать:

  • Язык. Чтобы корреспонденция дошла к адресату в пределах Российской Федерации, конверт заполняется на русском языке. При необходимости отправки письма в другое государство, адрес следует писать на английском языке. Изучите образец заполнения корреспонденции за границу. При необходимости продублируйте информацию на языке государства-получателя, но данные на английском языке обязательны.
  • Адрес. Корректное написание адреса, вероятно, сократит срок доставки письма. Согласно образцу, адрес отправителя находится в верхнем левом углу конверта, а получателя – в его нижней правой части. При написании адреса, указывается ФИО, полный почтовый адрес и индекс. Для получателя и отправителя порядок написания адреса одинаков.
  • Аккуратность. Пишите адрес разборчиво, лучше – печатными буквами. Недопустимы исправления, зачеркивания, орфографические ошибки. Чтобы заполнить графы правильно, сверяйтесь с образцом.

Размеры и виды конвертов

Обозначение конверта по ISO 269 Размеры конверта, мм
Высота Длина
C6 114 162
DL 110 220
C5 162 229
C4 229 324
B4 250 353

Конверты размерами 114 Х 162 мм (С6), 110 Х 220 мм (DL), 162 Х 229 мм (C5) могут
изготавливаться с окнами на месте зоны адреса адресата, и обозначают: C6/О; DL/О; C5/О.

    В зависимости от места расположения закрывающего клапана конверты подразделяют на два типа:

  • Б — конверты с боковым расположением клапана, у которых сгиб клапана совпадает с боковым (коротким) левым краем конверта относительно его лицевой стороны;
  • В — конверты с верхним расположением клапана, у которых сгиб клапана совпадает с верхним (длинным) краем конверта относительно его лицевой стороны.

Адрес

Редактор полей конвертов выполнен на официально бесплатном программном обеспечении FreeReport.Хранилище данных выполнено на бесплатном «движке» BDE (Borland DataBase Engine), самораспаковывающийся дистрибутив которой входит в инсталляционный пакет программы.

Предлагаем ознакомиться  Как семерка пишется в индексе

Написание адреса – это ответственный этап оформления корреспонденции. Если нужно осуществлять многотысячную рассылку писем, целесообразно воспользоваться специализированными программами для печати конвертов. К примеру, редактором «Почтовые Конверты» от AMS Software – качественная, удобная программа для печати конвертов и осуществления рассылок.

Внести нужно лишь данные об отправителях и получателях; выбирается шаблон требуемого формата, распечатывается готовый конверт. Программа включает в себя образец заполнения конверта, а поля вводятся из базы автоматически. Русскоязычный интерфейс и подробный справочный материал обеспечивают легкость и удобство в работе с программой.

Правила написания цифр индекса

В нижней левой части почтового конверта располагается кодовый штамп, содержащий почтовый индекс получателя, который пишется стилизованными цифрами.

Цифры можно писать чернилами определенного цвета: желтые, зеленые и красные не допускаются. Из-за них письмо не попадет на сортировку. Поэтому лучше выбрать синюю или черную пасту.

Оформления лицевой стороны конверта

Самое главное, о чем нужно помнить, что сегодня адрес отправителя пишется в левом верхнем углу конверта, а адрес получателя — справа внизу. Это расположение несколько отличается от использовавшегося долгое время в нашей стране и ставшего для многих привычным. Новый вариант был введен для большей согласованности с почтовыми службами других стран.

Обозначение размеров Обозначение конверта
C6 DL C5 C4 B4
H/L 114/162 110/220 162/229 229/324 250/353
H1 75 75 120 180 200
H2 58,5 60,5 90 145 165
H3 8 8 8 10 10
H4 6,5 6,5 8 10 10
H5 19,5 13 19,5 19,5 19,5
L1 147 205 204 290 320
L2 5 5
L3 66 95 100 170 190
L4 70 95 100 120 120
L5 66 80 85 120 120
L6 5 20 15 15 15
L7 35 35 40 50 50
L8 30 30 35 50 50
Предлагаем ознакомиться  Охрана труда сотрудников предприятия

Обратите внимание, что в обратном адресе у весх конвертов три линии, кроме конверта DL (110×220) у которого их две.

Печать линий в адресной зоне адресата разрешается только красного, голубого, синего или фиолетового цветов. Допускается изображение перечисленных линий в виде точек черного или любого другого цветов диаметром (0,25 ± 0,05) мм с интервалом от 1 до 1,5 мм с допуском ± 0,1 мм.

Текст на конвертах размерами 114×162 мм и 110×220 мм печатают шрифтом:
«Кому», «Куда», «От кого», «Откуда», «Адрес отправителя» — кеглем 8, курсивом;
«Индекс места назначения», «Индекс места отправления» — кеглем 6, курсивом;
«Образец написания цифр индекса» — кеглем 8, курсивом.

Цвет печати слов «Кому», «Куда», «От кого», «Откуда», «Индекс места отправления», «Адрес отправителя» — произвольный. Цвет печати слов «Индекс места назначения» разрешается только красного, голубого, синего или фиолетового цветов.
Допускается использование черного цвета с растром не более 60 %.

Текст на лицевой стороне конвертов размерами 162×229 мм, 229×324 мм, 250×353 мм
печатают шрифтом:
«Кому», «Куда», «От кого», «Откуда» — кеглем 12, курсивом;
«Индекс места назначения», «Индекс места отправления» — кеглем 8, курсивом.
Цвет печати — произвольный, насыщенных тонов.

Как писать индекс в России

В разных странах количество цифр в почтовом индексе разное. В РФ сейчас действует 6-значная система почтовой индексации.

  • Три первые цифры говорят о принадлежности к тому или другому региону, последние три являются номером такого-то почтового отделения, отделения связи. Таким образом, индекс на почтовом конверте является своеобразным идентификатором отправления.
  • С помощью сортировочных аппаратов корреспонденция разбивается по месту отправления. Поэтому писать почтовый индекс следует корректно. Пишут его на поле основного текста, а потом дублируют на специальных полях, определенных точками.
  • Высота точек совпадает с высотой сканирующих аппаратов. Индекс пишется по четкой схеме написания, указанной на обороте конверта. Писать нужно так, чтоб аппараты легче считывали необходимую информацию.
  • Для написания почтового индекса рекомендуется выбирать чернила, которые не размываются из-за воздействия влаги.
  • Декоративные конверты или конверты, выпущенные по случаю праздника, обычно не имеют специального поля для указания индекса. Это усложняет корректное написание цифр, а значит, доставка письма затрудняется. Почтамт рекомендует использовать стандартные конверты.
Предлагаем ознакомиться  Угроза жизни и здоровью: статья 119 УК РФ, что делать, ответственность, заявление

Заключение

ГОСТ 51506-99 предназначен, прежде всего, для производителей почтовых конвертов. Поэтому, возможно, нет особой необходимости придерживаться всех его требований при печати собственных фирменных конвертов организации. Тем более, что на почте принимают и чистые конверты с адресом и индексом, заполненными от руки, лишь была бы приклеена марка нужного достоинства.

От корректности написания адреса зависит скорость обработки и доставки письма, в связи с чем федеральный почтовый оператор призывает не игнорировать правила и порядок заполнения соответствующих полей:

  1. Для субъекта – ФИО; для юр. лица – полное или сокращенное названия, название улицы, номер дома и квартиры (или а/я).
  2. Населенный пункт.
  3. Район.
  4. Республика, край, область, автономный округ.
  5. Страна (для международных писем).
  6. Индекс.

Адресные данные надо писать разборчиво или печатать типографским способом (возможно, с помощью печатной техники). Размер шрифта должен быть не меньше 11 пт (4 мм), для цифр индекса – 13-14 пт (5 мм). Рекомендуются печатные буквы. Адрес адресата и отправителя почтового отправления в пределах России указываются на русском языке.