Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Плюсы для работника:

  • можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
  • можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
  • можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright

Плюсы для работодателя:

  • не нужно организовывать рабочее место;
  • не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

  • трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
  • есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
  • нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

  • в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
  • если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

  • лично;
  • в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

Предлагаем ознакомиться  Наряд допуск на выполнение работ на высоте

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

  • в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
  • в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

  • лично под роспись;
  • через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

  • по почте заказным письмом с уведомлением; или
  • в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

Предлагаем ознакомиться  Тяжелые виды работ

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

  • порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
  • порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
  • порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

  • ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
  • мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
  • _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

  • программу Контур.Бухгалтерия;
  • ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Предлагаем ознакомиться  Как оформить опекунство над психически больным человеком документы

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

https://www.youtube.com/watch?v=https:www.googleadservices.compageadaclk

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2.  Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Выводы и рекомендации

  1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
  2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
  3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.