Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени – СИЗ, нормы, инструкции

Правильная отметка больничного листа в табеле – актуальная задача, возникающая на практике кадровика. Решение требует определенных профессиональных знаний и учета всех нюансов.

Данная статья поможет молодым специалистам разобраться в том, как вести табель рабочего времени и отмечать в нем больничный.

Для правильного оформления больничного листа специалист по кадрам должен знать методы заполнения табеля:

  • Сплошная регистрация – предполагает ведение учета всех событий (приход на работу, сокращенный рабочий день, отпуск и т. д.).
  • Регистрация отклонений – фиксируются только нарушения обычного графика (отпуск за свой счет, больничный), при их отсутствии клеточка остается пустой.

Правильность оформления табеля проверяется трудовой и налоговой инспекцией.

Малейшие нарушения грозят огромными административными штрафами, ведь эти ошибки влекут за собой неправильное начисление зарплаты и налогов.

Актуальным вопросом для работников кадровой службы является правильное ведение учета рабочего времени сотрудников предприятия. В течение месяца возникает множество разных нюансов в жизни рабочих, по которым они могут не выполнять свои обязанности на производстве: болеют, находятся в отпусках, командировках и т.д.

Одна из самых частых задач для табельщика – это правильность учета периода болезни работника. Поэтому ему нужно обязательно знать, как правильно отразить листок нетрудоспособности в табеле учета рабочего времени. Об этом и поговорим подробнее.

Зачем вести табель?

Каждое предприятие обязано вести табель учета рабочего времени своих штатных сотрудников. В этом документе фиксируются дни и часы, когда они либо работали, либо находились в отпуске, болели, отсутствовали на работе по каким-то другим причинам.

Основное предназначение ведения табельного учета включает несколько целей:

  • правильное начисление заработка за фактически отработанное время;
  • контроль над поведением трудящихся;
  • получение статистической информации для контролирующих органов;
  • упорядочение выполнения режима трудового распорядка штатными сотрудниками предприятия.

По окончании рабочего месяца заполненный табель руководители подразделений сдают в бухгалтерию для начисления заработной платы по результатам работы каждого сотрудника.

Поскольку этот документ часто предъявляется для проверки надзорным органам власти, то он не должен содержать подчисток, исправлений, помарок, неточностей.

Для российских предприятий применяются 2 типа унифицированной формы табеля:

  • Первый вариант имеет маркировку Т-12 и применяется для отражения рабочих дней и часов с целью оплаты труда.
  • Второй бланк под кодом Т-13 предназначен исключительно для автоматического фиксирования рабочих выходов и неявок на работу с помощью пропускных систем.

Бланк формы Т-13

Бланк формы Т-12

Если работник не выходил на работу по причине лечения от болезни, то он имеет право на оплату только после предъявления больничного листа.

Табельщик, в свою очередь, обязан правильно отразить это время форме учета выходов и неявок. Для этого он должен знать утвержденные законодательством правила заполнения табеля.

Во-первых, табельщик должен иметь четкое представление о табеле. Сам документ сформирован в виде таблицы.

Как в табеле обозначается больничный лист

Наименование столбцов в табеле включает следующие данные:

  • ФИО сотрудника;
  • название занимаемой должности;
  • его табельный номер; ,
  • календарные дни месяца;
  • отдельные столбцы для указания: общего количества дней и часов работы; подсчета дней неявки по конкретным причинам: очередного отпуска, по больничному листу, прогулы, отпуск без сохранения заработной платы и т.д.

Учетные данные в табеле фиксируют ежедневно до окончания календарного месяца.

В последние дни месяца в нем подсчитывают общий итог и подписывают у руководителей кадровой службы и подразделений.

Есть 2 вида ведения учета в отношении поведения работников на производстве:

  • Сплошная регистрация, при которой отмечаются все события: отпуск; сокращенный рабочий день; отработанное время; командировка и т.д.
  • Учет отклонений при работе сотрудников, отражающий нарушения графика выходов рабочих – безоплатный отпуск, больничный, прогул и прочее. При этом невыход на работу никак не фиксируется, а клеточка остается незаполненной.

Контроль над правильностью заполнения табелей осуществляют инспекторы по соблюдению налогового законодательства и трудового права.

Если они выявляют ошибки, из-за которых неправильно начислена зарплата, то могут наложить административный штраф.

Как в табеле обозначается больничный лист

В бланке для заполнения табеля по форме Т-12 предусмотрено для одного сотрудника по две строчки в 4-6 графе:

  • в верхнем ряду проставляют буквенные обозначения о явках и невыходах;
  • нижняя строка отводиться для фиксации количества часов работы трудящегося.

Чтобы отразить неявку по причине болезни, табельщику необходимо иметь больничный лист на руках.

В таких случаях листок нетрудоспособности подтверждает уважительную причину отсутствия сотрудника на работе и правильность заполнения табеля.

Как отметить больничный лист в табеле?

Предлагаем ознакомиться  Обман при заключении ТД на работу вахтой

Чтобы правильно включить предъявленный листок нетрудоспособности в документе учета рабочего времени необходимо совершить следующее:

  • Найти пункт, который показывает букву для обозначения дней болезни сотрудника ( на данный момент установлен буквенный код «Б»).
  • Проставить это условное обозначение в верхней строке против фамилии сотрудника в тех датах, когда он болел и соответственно они отраженные в листке нетрудоспособности.
  • Подсчитать общее число дней болезни и вписать это значение в соответствующую графу.

Буквенный код «Т» проставляется в тех ситуациях, когда по предъявленному документу о нетрудоспособности не положено выплачивать пособие.

Для женщин, которые находятся на больничных листах, полученных в женской консультации в связи с рождением ребенка, предусмотрен другой вид обозначения этого периода в табеле: буква «Р».

Для правильного оформления табеля необходимо знать все кодовые обозначения, которые должны быть отражены в соответствии с различными причинами неявок сотрудников на работу.

Табельщикам следует строго придерживать данных буквенных кодов при ведении учета рабочего времени в табельной документации.

Поэтому обратите внимание на несколько нюансов, прежде чем отразить больничный в табеле учета рабочего времени.

По беременности

Кадровикам и табельщикам следует обратить особое внимание на ведение учета времени для сотрудниц, которые находятся на больничном листе в связи с беременностью и родами.

Разница в данном случае заключается в буквенном коде:

  1. Для обычных листков нетрудоспособности органами статистики предусмотрена отметка в табеле буквой «Б».
  2. Период нахождения работницы в отпуске по беременности и родам следует отмечать буквой «Р», в том числе если она усыновила или удочерила ребенка.
  3. Если женщина не посещает работу по причине декретного отпуска, то этот период нужно обозначить кодом «ОЖ».
  4. Однако если она уже вышла на работу при неполном рабочем дне, то данное обозначение необходимо заменить на букву «Я».
  5. В случае неявки на работу из-за болезни малыша, то проставляется отметка «Б» или «Т» в зависимости от того положено или нет ей выплачивать пособие.

В выходные

При заполнении табельной формы за время болезни сотрудника во время выходных или праздничных дней тоже нужно отражать буквенный код «Б» из таблицы, соответствующий листку нетрудоспособности.

Буква «В», которая предназначена для обозначения выходных и праздничных дней, в таких случаях не ставится.

При сменном графике

Заполнение табеля при сменном графике работы сотрудников предусматривает отметку часов в те дни, когда он фактически выполнял свои производственные функции.

Как в табеле обозначается больничный лист

Если трудящийся принес больничный лист, то табельщику следует отметить подряд в каждом дне за период болезни букву «Б», а не только в те даты, когда специалист должен выходить на работу.

В отпуске

Бывают случаи, что во время отпуска сотрудник заболел. Он имеет право оформить больничный лист на период болезни.

При заполнении табеля буква «Б» должна быть вписана в те даты отпуска, когда он находился на лечении у врача и о чем свидетельствует отметка в больничном листе.

Остальные дни отпуска, отведенные ему для отдыха по приказу, необходимо указать буквенным кодом «ОТ».

Не всегда сотрудник работает полный месяц. Он может отсутствовать по причине болезни. В этом случае принципиально важно знать, как обозначить больничный лист в табеле для корректного расчета заработной платы.

Рабочее время работников и все отклонения по нему отражаются в табеле учета рабочего времени. Статья 91 ТК РФ (абз.4) обязывает работодателя вести его. Всем причинам отсутствия и явке работника присвоен уникальный код, который может иметь буквенное или цифровое обозначение.

После отмены обязательности применения унифицированных форм (Т-12, Т-13), этот документ каждая организация может разрабатывать самостоятельно. Однако большинство предприятий используют привычные формы, лишь немного изменяя их.

Важно! Организация, которая не ведет учет рабочего времени, может быть привлечена к административной ответственности с применением штрафных санкций (п.1 ст. 5.27 КоАП).

Как в табеле обозначается больничный лист

Для обозначения дней нетрудоспособности предусмотрено два кода. Их применение зависит от того положено ли за это время пособие. Если оно выплачивается, проставляется отметка «Б» или «19». Когда компенсация не полагается, отражается код «Т» или «20». Ситуации, когда пособие не выплачивается, установлены ст. 9 Закона № 255-ФЗ от 29.12.2006:

  1. за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска;
  2. за период отстранения от работы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если за этот период не начисляется заработная плата;
  3. за период заключения под стражу или административного ареста;
  4. за период проведения судебно-медицинской экспертизы;
  5. за период простоя, за исключением случаев, предусмотренных частью 7 статьи 7 настоящего Федерального закона.
  6. наступление временной нетрудоспособности в результате установленного судом умышленного причинения застрахованным лицом вреда своему здоровью или попытки самоубийства;
  7. наступление временной нетрудоспособности вследствие совершения застрахованным лицом умышленного преступления.

Зачем вести табель?

Как отражаются дни больничного

  1. Сплошным — ежедневно отмечается «состояние» сотрудника.
  2. По отклонениям — вносятся только отметки об отклонениях от обычного графика (отпуска, простои, больничные, командировки и т.д.).

Человек заболел и не вышел на работу, но не предупредил об этом. В таких ситуациях в табеле проставляются «НН» или «30». Так отражается отсутствие по неизвестным причинам. В последующем, когда человек принесет листок нетрудоспособности, коды меняются на «Б» (19) или на «Т» (20).

Работник открыл больничный во время ежегодного отпуска — отпуск продлевается на то количество дней болезни, которое на него выпало. В отдельных случаях, по соглашению сторон, отпуск переносится на другое время. В табеле код отпуска «ОТ» (09) заменяют на соответствующий код больничного. Таким образом, решается вопрос о продлении отпуска, если работник предварительно предупредил о совпадении или предоставил больничный.

Предлагаем ознакомиться  Как оплачивается потребление электроэнергии без счетчика? - Счетчики электроэнергии - Свет - Статьи и исследования

Когда работник самостоятельно продлил свой отпуск, не предупредив об этом, дни отсутствия отмечаются кодом «НН» (30). Исправления вносятся после представления листка нетрудоспособности.

Важно! Ежегодный отпуск не продлевается, если больничный был оформлен для осуществления ухода за ребенком или иным родственником.

Сотрудник может обратиться в поликлинику и в выходной (праздничный) день. Если самочувствие больного не позволяет выйти на работу после выходных, больничный открывают в тот же день.

«Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованному лицу во всех случаях, указанных в частях 1 — 7 настоящей статьи, за календарные дни, приходящиеся на соответствующий период, за исключением календарных дней, приходящихся на периоды, указанные в части 1 статьи 9 настоящего Федерального закона«.

Значит, в табеле больничным кодом отражаются все дни болезни, включая выходные.

Как быть, если работник отработал смену и вечером обратился к врачу? В этом случае код «Б» проставляется со следующего дня, чтобы не было наложений одного события на другое.

По внутреннему совместителю табель ведется отдельно по каждой должности, которую он занимает. Больничный фиксируется по всем строкам.

Рассмотрим образец табеля учета рабочего времени с больничным на примере.

Работник заболел в свой выходной день и отсутствовал на работе в течение 10 дней. О своей болезни он предупредил отдел кадров, и 19 сентября (первый рабочий день после болезни) принес листок нетрудоспособности.

За все 10 дней в табеле ставится отметка «Б». В графе 10 бланка также проставляется «Б». В графе 11 количестве дней (часов) болезни, в нашем случае – 10 (80).

После того, как работник явится в организацию, он должен предоставить объяснение своего отсутствия и подтвердить это документально. После проверки документов, ответственное лицо или руководитель уже исправит код «НН» на «Б» или «Т».

Исключение составляет ситуация, когда работник открыл больничный, находясь при этом в отпуске. Тогда в графе будут по-прежнему проставлены коды: «ОТ»/ «09» или «ОД»/ «10». Наименование кода зависит от того, в каком отпуске находится сотрудник: оплачиваемом, дополнительном или учебном.

Согласно ТК, если работник оформил ЛН, находясь в отпуске, то его отдых должен быть продлен на это количество дней. Если же предприятие отпустило сотрудника в отпуск с последующим увольнением, а он, находясь на отдыхе, открыл больничный, то отпуск продлен не будет. При этом расчет пособия по ЛН будет произведено согласно закону.

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени: алгоритм заполнения, основные коды

Оформленный больничный в отпуске продлевает период

Если сотрудник оформил неоплачиваемый отпуск и в эти дни заболел, то дни продлены не будут. Это же касается учебного отпуска, декрета и т.д.

Как было сказано выше, руководитель (или ответственное лицо) при заполнении табеля, обязательно проверяет наличие больничного листа. Но при этом, дату начала больничного сотрудник может сообщить на предприятие в телефонном режиме. Тогда в табеле следует вместо «НН» проставить код «Б». Если же после выхода на работу сотрудник не сможет подтвердить документально свое отсутствие по причине болезни, руководитель корректирует данные в Табеле.

В ситуации, когда сотрудник вышел в назначенный день после отпуска, но при этом предоставил правильно оформленный больничный, работодатель тоже должен откорректировать Табель. Сотрудник имеет право не сразу продлить свой отпуск на количество больничный дней, а прийти к обоюдному соглашению со своим нанимателем об их дальнейшем использовании.

Предлагаем ознакомиться  Как продать долю в квартире в 2019 году: пошаговая инструкция

Что должен знать кадровый работник?

  • ФИО сотрудника;
  • название занимаемой должности;
  • его табельный номер; ,
  • календарные дни месяца;
  • отдельные столбцы для указания: общего количества дней и часов работы; подсчета дней неявки по конкретным причинам: очередного отпуска, по больничному листу, прогулы, отпуск без сохранения заработной платы и т.д.

Самое важно при проставлении цифровых и буквенных отметок в табеле – это знать методику его заполнения.

  • Сплошная регистрация, при которой отмечаются все события: отпуск; сокращенный рабочий день; отработанное время; командировка и т.д.
  • Учет отклонений при работе сотрудников, отражающий нарушения графика выходов рабочих – безоплатный отпуск, больничный, прогул и прочее. При этом невыход на работу никак не фиксируется, а клеточка остается незаполненной.

Как осуществляется расчет больничного исходя из МРОТ? Узнайте тут.

Специалисты следят за грамотным заполнением буквенных и цифровых кодов, а также сверяют представленные сведения с расчетными ведомостями.

Контроль над правильностью заполнения табелей осуществляют инспекторы по соблюдению налогового законодательства и трудового права.

Как производится корректировка табеля

Есть два способа внесения исправлений, в зависимости от того закрыт ли отчетный месяц или нет.

Если период еще не закончился, то заполняется новый бланк с учетом изменений. При корректировке табеля в специализированной программе, изменения вносятся в электронный документ.

Как ставится больничный в табеле, когда месяц уже закончен? Корректировка производится следующим образом:

  • неверные данные зачеркиваются одной линией;
  • сверху или рядом ставится верный код;
  • исправления заверяются датой и подписью ответственного лица.

Справка! Допускается поясняющая запись на свободном месте, например, «Исправлению «НН» на «Б» за 2 — 6 марта верить».

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени: алгоритм заполнения, основные коды

Для своевременного и правильного отражения больничного листа и других отклонений, организации необходимо назначить ответственное лицо для ведения табеля.

Внесение изменений в документ

Как вносить изменения в табель, если сотрудник заболел в последние дни месяца, когда табель уже подсчитывается и готовиться к сдаче или уже подписан и передан в бухгалтерию предприятия?

В таких случаях может быть 2 варианта развития событий.

Бывает так, что сотрудник заболел в последний день месяца и сообщил о болезни, но еще не предоставил больничный лист.

Причем в те дни отсутствия сотрудника, которые еще не подтверждены листком нетрудоспособности, следует указать букву «НН».

Лучше затем составить корректировочный табель, чем нести ответственность за оплаченное пособие, не подтвержденное больничным листом.

При подаче корректировочного документа после предъявления бланка о нетрудоспособности бухгалтер по закону обязан буден начислить пособие и выплатить его в ближайшую зарплату.

Если табель закрыт

Более сложная ситуация возникает в том случае, если табель уже закрыт.

На свободном поле написать: «Исправленному верить», а также указать причину исправлений. Эту надпись нужно удостоверить руководителем или другим лицом, которые ранее уже подписали этот табель.

Напоследок можно подвести следующий итог:

  • Табель учета рабочего времени не только отображает количество отработанных часов сотрудников предприятия, а дни их уважительных неявок, за которые они имеют право получать деньги.
  • Организации обязаны вести учет в специальных формах, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации.
  • Ответственность за правильное заполнение табеля лежит не только на табельщике, а еще и на самом сотруднике, т.к. он своевременно обязан известить начальство об открытии больничного листа и предъявить его к оплате для корректного заполнения формы Т-12.

Ошибки и неверная информация в документе может повлечь наказание в виде административного штрафа.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как обозначаются больничные?

Если сотрудник все рабочие дни присутствовал на производстве, то заполнить табель достаточно быстро и легко. Но как правильно отразить пропуски, больничные работника?

В первую очередь, следует знать, что основанием для отражения больничного является специальная форма листа, которая выдается медицинским учреждением. При этом медицинское учреждение должно иметь соответствующую аттестацию и права на выдачу документа.

На основании больничного листа, работнику назначается пособие не из основного фонда заработной платы, а из страхового фонда. Размер выплат зависит от трудового стажа.

Если у сотрудника общий стаж составляет более 8 лет, то он получает 100% оплату таких дней от своей зарплаты.